Erros na elaboração/execução de um projeto cultural

Projeto muito complexo

A imaginação é fértil e na hora de elaborar o projeto dá vontade de abraçar o mundo. O problema é que realizar todas essas coisas é bem mais difícil do que imagina. A regra é simplificar; e propor ações que estejam dentro das experiências que você já teve. Se você não tem experiência nenhuma, simplifique mais ainda: é mais fácil aprender coisas de um único setor do que aprender várias coisas de vários setores.

Simplifique, fique no seguro, na sua zona de conforto. É melhor um projeto de qualidade simples do que um projeto ultra-inovador mal-feito.

Isso não quer dizer que você não possa ousar ou ser criativo na elaboração do seu projeto. Significa apenas que você deve ter consciência da sua capacidade na hora de ousar. Lembre-se que algo mal planejado ou mal executado resulta em desperdício.

Projeto inapropriado para quantidade de dinheiro captado

Uma boa parte das pessoas que decidem levar adiante projetos com incentivo fiscal colocam os carros na frente do bois, ou seja, elaboram o projeto com o montante máximo que gostariam de ter e não com o montante que podem conseguir. Isso cria projetos mal dimensionados e na maioria das vezes com expectativa de obter muito mais dinheiro do que seria razoável.

Não é vantagem nenhuma ter autorização para captar R$100.000 se você só tem a expectativa de captar R$20.000. Pode inclusive complicar a sua vida já que você só pode começar a gastar o dinheiro e pedir prorrogação de captação se alcançar 20% do montante total (no exemplo R$20.000). Caso chegue ao fim do prazo de captação e você ainda não tenha os 20% o dinheiro que você captou vai pro fundo de cultura e seu projeto fica a ver navios.

A sugestão é montar um projeto com o dobro do valor que você espera captar.

Então, se você espera captar R$20.000 monte um projeto com valor total de R$40.000. Porque o dobro? Porque você tem um ano para captar recursos; caso não atinja o montante total você pode pedir mais um ano de prazo. E aí muda o ano fiscal e os doadores podem fazer uma nova doação com isenção fiscal.

Distancia grande entre a elaboração e a execução

Procure se organizar para evitar que aja uma distância muito grande entre o momento de elaboração do projeto e o momento de execução. Geralmente são os trâmites burocráticos que provocam isso – veja bem, o ministério da Cultura não tem nenhum compromisso com a celeridade dos projetos. Leva meses para eles perceberem que falta um documento qualquer que emperra o trâmite do seu projeto. O ideal para evitar isso é recolher o máximo de informação possível sobre o processo de aprovação e ter muito cuidado na hora de encaminhar documentos.

Erros ao efetuar depósitos

Para concretizar a doação a um projeto via lei rouanet, o incentivador deve efetuar um depósito identificado – que só pode ser feito na boca do caixa – informando um código e o CPF. Qualquer erro – um digito errado no CPF, informar o código errado, uma falha de comunicação que faça o incentivador informar um CPF que não seja o dele próprio – pode causar uma enorme dor de cabeça para o proponente do projeto, que passará por uma maratona burocrática para conseguir a devolução do dinheiro. Se houver qualquer discordância entre os dados informados na hora do depósito e os dados do recibo a doação não será efetivada. Por isso é recomendável que o captador de recursos seja responsável pelos depósitos especialmente dos incentivadores de primeira viagem. É até uma forma de dar mais conforto ao incentivador – em vez dele perder um hora na boca do caixa para fazer o depósito, você recolhe o dinheiro e faz o depósito por ele garantido que os dados informados serão corretos.

Falta de organização para emissão de recibos

Preencha imediatamente todos os campos do recibos. Ás vezes, alguém que intermediou a doação não tem todos os dados do incentivador em mãos e o captador de recursos deixa para preencher o campo depois. Se um recibo incompleto chegar ao Ministério da Cultura a doação não será efetivada e caberá ao captador de recursos perder tempo e dinheiro enviando um novo recibo. Organize-se de forma a garantir que os recibos serão sempre preenchidos e tenha os dados dos incentivadores (telefone e e-mail) sempre atualizados para solicitar informações.

Lentidão nas movimentações bancárias

Toda movimentação bancária dos projetos incentivados via lei rouanet são feitas via cheque. A conta não tem cartão e uma coisa simples como um extrato exige que o proponente do projeto (ou seu procurador) vá ao banco. Prepare-se para isso – é muito tempo perdido e uma simples greve bancária pode dificultar muito o progresso do projeto.

Falta de foco

Algo que é bem nocivo na execução de um projeto é perder o foco nos aspectos que são realmente importantes e se concentrar na perfumaria. Antes de iniciar a execução defina com a sua equipe as ações essenciais para o sucesso do projeto. E resista a tentação de gastar 90% do orçamento para filmar uma cena de dois segundos que alimenta a sua vaidade mas que não acrescenta nada ao filme.

Falta de comunicação

A falta de comunicação entre os vários participantes do projeto pode provocar erros, enganos e serviços duplicados. Num projeto de publicação de livro, por falta de comunicação entre a editora e a coordenação, um mesmo texto foi registrado duas vezes na biblioteca nacional (o custo é baixo, mas foi tempo gasto a toa). Procure manter a sua equipe sob controle e tenha certeza que as mensagens repassadas foram compreendidas.

Falta de decisão

Demorar muito para decidir algo pode atrapalhar o desenvolvimento do seu projeto. Isso é comum em projetos coletivos, principalmente quando há a intenção de que todas as decisões sejam tomadas pela equipe, por meio de votação. É uma forma de trabalho louvável, mas só funciona se os envolvidos souberem que nem sempre dá para reunir todo mundo e votar. E que nem todas as decisões merecem isso. Divida as tarefas e de autonomia para os membros da sua equipe tomarem decisões seguindo critérios estabelecidos pelo grupo. Dessa forma você não vai perder um tempão e travar uma longa discussão para definir se o número da página vai ficar no canto superior ou no inferior.

Desorganização geral

Seja organizado. Tenha o contato atualizado (telefone e e-mail) de todos os membros da sua equipe e de todos os fornecedores e prestadores de serviço do projeto. Recolha as notas fiscais e os recibos e tenha certeza que eles estão no modelo exigido pela prestação de contas. Tenha uma cópia de cada nota e recibo para facilitar em caso de extravio/perda.

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